Tenir un livre de caisse sur Excel facilite le suivi des opérations. Pour créer un livre de caisse, il faut suivre des étapes afin d’avoir un document de base exploitable.
Un livre de caisse fait partie des outils de gestion. Il permet de tenir à jour les mouvements en amont et en aval des fonds utilisés en relation avec l’activité. Pour faciliter les tâches, il est important de créer une base souple de façon à ce qu’à chaque mouvement, il suffira d’entrer le libellé et le montant de l’opération. De cette façon, le résultat du calcul ressort automatiquement. Pour faciliter l’exploitation et les modifications, il faut concevoir une base de livre de caisse sur Excel adaptée à l’utilisation. Pour cela, il est nécessaire de suivre des étapes pour créer un livre de caisse sur Excel.
Création du livre de caisse sur Excel
Excel est une feuille de calcul ayant une grande capacité d’enregistrement des données. On peut ainsi inscrire plus de dix mille opérations sur la ligne. Les colonnes peuvent accueillir plusieurs rubriques. À titre indicatif, la date de l’opération pourra être inscrite sur la première colonne. Sur la deuxième colonne peut figurer le libellé des opérations, c’est-à-dire la description des opérations faisant l’objet du mouvement que ce soit en entrée ou en sortie.
La troisième colonne peut contenir les montants des opérations qui font augmenter le patrimoine de l’unité. Sur la quatrième colonne, on peut inscrire les montants faisant l’objet de dépenses. La cinquième colonne constitue le solde des opérations.
En ce qui concerne le solde, il est requis une formule qui permettra le calcul en addition des mouvements en entrée et en soustraction des mouvements en sortie. Pour établir la formule, il faudra taper le signe égal dans la colonne, puis indiquer le signe addition et le nom de la cellule correspondant à l’entrée. Ensuite, indiquer le signe soustraction et le nom de la cellule relative à la sortie. Pour enregistrer la formule, il faut valider.
Modification des données sur Excel
Pour que la formule introduite soit valable pour toutes les opérations qui suivent, il faudra copier la formule sur les lignes suivantes. On pourra faire une copie incrémentée. Pour cela, se positionner dans la cellule qui contient la formule, puis pointer la souris en bas et à droite de cette cellule.
Lorsqu’on aperçoit une forme en croix, on clique sur la souris et en la maintenant, on glisse vers le bas. Lorsqu’on doit ajouter une ligne supplémentaire entre les données déjà existantes, il ne faut omettre d’incrémenter à nouveau la formule pour qu’elle puisse s’appliquer sur les données restantes.
